Arrêtez de réécrire ce que vous avez déjà écrit
Vos mémoires techniques, fiches références et certifications contiennent la réponse. Le problème n'est pas de l'avoir rédigée : c'est de la retrouver. Un moteur de recherche qui comprend le sens de votre question, pas seulement vos mots-clés.
- Ivan Sommavilla, CISM
- Qualité mesurée, pas démontrée
- Droits d'accès cloisonnés
Ce que coûte une réponse à un appel d'offres
Vous connaissez déjà ce chiffre : c'est ce qui rend le gain facile à évaluer.
Le mémoire réécrit trois fois
Le paragraphe sur votre méthodologie qualité, vous l'avez rédigé. Deux fois, peut-être trois. Personne ne sait dans quel dossier il se trouve, alors on le réécrit.
Les fiches références introuvables
Le chantier comparable date de 2022. Retrouver sa fiche, ses chiffres et le nom du référent prend une demi-journée — quand quelqu'un s'en souvient.
La recherche par mots-clés qui échoue
Celui qui cherche n'emploie pas les mots de celui qui a rédigé. On tape « pénalités », le document dit « retenues pour retard ». Rien ne remonte.
Le savoir qui part avec les gens
Celui qui savait où tout se trouvait a changé de poste. Le fonds documentaire est intact, mais plus personne ne sait le lire.
Trois questions pour savoir si c'est fait pour vous
Je les pose avant tout devis, et gratuitement. Si vous répondez non à l'une d'elles, je vous le dis : ce service ne vous apportera rien.
Votre fonds dépasse-t-il 300 pages, et bouge-t-il ?
En dessous de ce volume, une IA lit vos documents d'un seul tenant et répond mieux, sans rien à installer ni à maintenir. Je ne vous vendrai pas un index dont vous n'avez pas besoin.
- Mémoires techniques des dernières années
- Fiches références et CV
- Certifications et agréments
Vos recherches sont-elles vagues ou précises ?
« Les dossiers où l'on parlait de contraintes d'accès chantier » relève de cette solution. « Combien de dossiers déposés en 2026 » relève d'un tableur ou d'une base de données — beaucoup moins cher.
- Recherche par le sens : oui
- Comptage et filtres exacts : non
- Les deux se combinent si besoin
Qui tiendra le fonds à jour ?
C'est la question qui décide de la survie du système. Sans une personne désignée pour y verser les nouveaux dossiers, l'outil devient faux en six mois et personne ne s'en aperçoit.
- Un référent nommé, pas un service
- Quelques minutes par nouveau dossier
- Contrôle de qualité inclus au suivi
Comment ça se passe
Un engagement faible d'abord, une décision ensuite.
Qualification — gratuite
Les trois questions ci-dessus, et l'état réel de votre fonds documentaire. Vous repartez avec un avis écrit, y compris quand cet avis est « n'y allez pas ».
Cadrage — 5 jours, 3 500 à 6 000 €
Une maquette sur 100 à 200 de vos dossiers, et surtout une session de jugement : votre référent évalue lui-même une vingtaine de réponses réelles. Ces verdicts deviennent votre référence de qualité. L'éventuelle océrisation des pièces scannées est chiffrée ici, pas découverte plus tard.
Déploiement — 8 000 à 20 000 €
Connexion à votre GED réelle, reprise des droits d'accès, et mise à disposition là où vos équipes travaillent déjà. La fourchette dépend du volume et de la propreté du fonds, tranchés en fin de cadrage.
Suivi — 300 à 800 € / mois
Optionnel. Mise à jour du fonds, surveillance de la qualité par re-mesure sur votre référence, et refacturation au réel des coûts d'API — coûts tiers, sans marge, sur des comptes ouverts à votre nom.
Ce sur quoi je m'engage
Deux points sur lesquels la plupart des installations sont muettes.
Une qualité chiffrée, pas une démonstration
Une démonstration réussit toujours : elle porte sur des questions choisies. Ici, votre référent juge des réponses réelles pendant le cadrage, et ces verdicts servent de référence permanente. Le seuil d'acceptation se fixe à l'issue de cette session — jamais promis à l'avance, parce qu'un chiffre annoncé avant mesure ne veut rien dire.
Comment je mesure → Protocole d'évaluationChacun ne voit que ce qu'il peut déjà voir
Un moteur de recherche mal configuré met les grilles de salaires à portée de tous. Les droits existants sont repris et vérifiés, et la conception est signée par un expert cybersécurité certifié CISM, fort de quinze ans en sécurité bancaire dont trois comme RSSI.
Sécurité par conceptionOù c'est installé — deux formules
Vous restez propriétaire de votre installation, et la continuité du service ne dépend de personne.
Sur vos serveurs
Vous hébergez, j'installe et je configure. Adapté aux organisations disposant d'une DSI et d'une politique d'hébergement établie.
Chez un hébergeur recommandé
Je vous oriente vers un hébergeur français, et vous signez directement avec lui. Aucun intermédiaire sur votre facture d'hébergement.
Vos documents restent sur l'infrastructure que vous choisissez. Seul le calcul des empreintes passe par un prestataire français ; il peut aussi être installé chez vous si votre politique l'exige.
Questions fréquentes
Sur la recherche documentaire assistée et sa mise en place.
En quoi est-ce différent de la recherche de ma GED ?
Une recherche classique cherche des mots. Celle-ci cherche du sens : une requête sur les pénalités de retard remonte les passages qui en parlent, même quand le mot « pénalité » n'y figure pas. C'est précisément là que la recherche par mots-clés échoue, parce que celui qui cherche n'emploie pas les termes de celui qui a rédigé.
À partir de quel volume de documents est-ce utile ?
Environ 300 pages, et à condition que le corpus évolue. En dessous, un modèle d'IA lit l'ensemble de vos documents d'un seul tenant et répond de façon plus fidèle, sans index à maintenir. Je le dis pendant la qualification, qui est gratuite : si votre corpus est trop petit, ce service ne vous apportera rien.
Est-ce que tout le monde verra tous les documents ?
Non, et c'est un point sur lequel beaucoup d'installations échouent. Les droits d'accès existants sont repris : chacun ne peut interroger que les documents auxquels il a déjà accès. Ce cloisonnement est conçu par un expert cybersécurité certifié CISM, avec 15 ans d'expérience en sécurité bancaire.
Comment savoir si le système fonctionne vraiment ?
Par une mesure, pas par une démonstration. Pendant le cadrage, votre référent métier juge lui-même une série de réponses réelles : pertinente ou non. Ces verdicts deviennent la référence contre laquelle la qualité est mesurée, puis re-mesurée à chaque évolution. Le seuil d'acceptation se fixe à l'issue de cette session, jamais avant.
Où sont installées les données ?
Deux formules au choix : sur vos serveurs, ou chez un hébergeur français que je vous recommande et avec lequel vous contractez directement. Dans les deux cas, vous restez propriétaire de votre installation. Vos documents restent sur l'infrastructure que vous choisissez ; seul le calcul des empreintes passe par un prestataire français.
Et si mes documents sont des PDF scannés ?
Un PDF scanné sans couche texte doit d'abord être océrisé. C'est un chantier distinct, chiffré à part, et il est identifié pendant la qualification plutôt que découvert en cours de projet. C'est fréquent sur les fonds documentaires anciens.
Est-ce que le système peut se tromper ?
Oui, et c'est pour cela que chaque réponse cite ses sources : vous remontez au document et à la page d'origine en un clic. Le système retrouve des passages, il ne certifie pas leur interprétation. Il est conçu pour répondre qu'il ne sait pas plutôt que d'inventer.
C'est ce qu'on appelle du RAG ?
Oui, techniquement : recherche augmentée par récupération, avec une base vectorielle. Mais personne n'achète du RAG — on achète le fait de ne plus perdre une demi-journée à retrouver un document qui existe déjà. La technique est mon affaire ; le résultat est le vôtre.
Le même socle sur un autre fonds documentaire — maintenance, qualité, syndics, RH : Assistant documentaire → · Agents IA → · Automatisation NoCode → · Conseil & Audit →
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