Réalisations · Agence de communication
Agence de communication : le reporting des campagnes prêt le 1er, les dérives repérées en cours de mois
Une agence de communication de Caen gère les campagnes publicitaires d'une vingtaine de clients sur Meta, Google et LinkedIn. Chaque début de mois, les chargés de compte passent des journées à copier des chiffres dans des rapports. Suivez ce qui se passe quand une automatisation s'en charge, chaque matin, pendant qu'ils travaillent sur les campagnes.
Exemple fictif : l'agence, ses clients et les chiffres sont inventés.
- Les chiffres arrivent seuls, chaque matin
- Une règle repère ce qui dérape
- Le chargé de compte valide tout ce que voit le client
Chaque étape, en clair
Agenda
Chaque matin, 7 h
L'automatisation démarre seule chaque matin, avant l'arrivée de l'équipe. Personne n'a à y penser, ni à la lancer.
Régie publicitaire
Récupérer les chiffres des régies
Dépenses, impressions, clics, contacts obtenus : les chiffres de la veille sont récupérés pour chaque client et chaque campagne, sur les régies publicitaires et l'outil d'analyse du site, avec les accès que l'agence possède déjà.
Règle
Contrôler les chiffres
Des règles fixes, écrites avec l'agence, vérifient dans l'ordre : les données sont-elles complètes ? Est-ce le 1er du mois ? Le budget du mois tiendra-t-il au rythme actuel ? Le coût par contact reste-t-il sous le seuil convenu avec le client ? Un jour sans rien à signaler, l'automatisation s'arrête là.
Aiguillage
Aiguiller
Quatre suites possibles selon le contrôle : rapport du mois, budget, performance, données manquantes.
Intelligence artificielle
Rédiger le commentaire
L'IA rédige le commentaire du mois à partir des chiffres consolidés et des objectifs du client : ce qui a progressé, ce qui a reculé, les campagnes à surveiller. Elle ne cite que les chiffres du tableau.
Document
Mettre en page le rapport
Le rapport est généré à la charte de l'agence : tableaux, courbes du mois et comparaison avec le mois précédent, commentaire en tête.
SMS / WhatsApp
Soumettre au chargé de compte
Le chargé de compte reçoit le rapport à relire. Il corrige le commentaire, ajoute ce que lui seul sait (un salon, une promotion en magasin), puis valide.
E-mail
Envoyer au client
Le rapport validé part chez le client, au nom du chargé de compte. Rien ne part sans sa validation.
Règle
Estimer la date d’épuisement
Au rythme de dépense des derniers jours, la date à laquelle le budget du mois sera épuisé est calculée, campagne par campagne.
SMS / WhatsApp
Alerter le chargé de compte
Message au chargé de compte : client, campagne, budget restant, date d'épuisement estimée. Il décide : ralentir, répartir autrement, ou proposer une rallonge.
E-mail
Préparer un mot au client
Un brouillon de message au client est préparé, avec les chiffres du jour. Il ne part que si le chargé de compte le décide.
Règle
Isoler la campagne en cause
Les campagnes du client sont comparées une à une à leur moyenne des semaines précédentes : celle qui fait monter le coût par contact est repérée, chiffres à l'appui.
Intelligence artificielle
Proposer des pistes
L'IA rapproche les chiffres de la campagne et liste des pistes à vérifier : visuel diffusé depuis longtemps, audience modifiée, enchères en hausse. Ce sont des hypothèses, pas un diagnostic.
SMS / WhatsApp
Alerter le chargé de compte
Le chargé de compte reçoit la campagne en cause, l'évolution de ses chiffres et les pistes. C'est lui qui analyse et décide.
SMS / WhatsApp
Signaler le problème
Les chiffres d'une régie manquent, par exemple parce que l'accès a expiré : la personne qui gère les accès est prévenue, avec le client et la régie concernés.
Attente
Suspendre le rapport
Aucun rapport incomplet ne part chez un client : celui qui dépend des chiffres manquants attend.
Régie publicitaire
Reprendre la collecte
Une fois l'accès rétabli, les jours manquants sont récupérés et le contrôle reprend normalement.
Ce que ça change pour l’agence
- Le début de mois n'est plus consacré à copier des chiffres : les rapports sont prêts, il reste à les relire.
- Un budget qui s'épuise trop vite se voit en cours de mois, quand il est encore temps d'agir.
- Une campagne qui dérape est repérée avec ses chiffres, au lieu d'être découverte dans le rapport suivant.
- Un accès expiré déclenche une alerte, pas un rapport incomplet chez le client.
- Tout ce que le client voit reste relu et validé par son chargé de compte.