Réalisations · Gestion locative
Gestion locative : chaque mail de locataire trié, traité, et rien d'oublié
Un cabinet de gestion locative de Caen reçoit chaque jour des dizaines de mails de locataires : fuites, quittances, congés, questions. Suivez ce qui se passe entre l'arrivée d'un mail et sa réponse, pendant que le gestionnaire est en visite ou en état des lieux.
Exemple fictif : le cabinet, les locataires et les demandes sont inventés.
- L'IA lit le mail du locataire
- Une règle décide de la suite
- Le gestionnaire valide ce qui engage le cabinet
Chaque étape, en clair
E-mail
Mail d’un locataire
Un locataire écrit à l'adresse de gestion du cabinet, comme il le fait aujourd'hui. Rien ne change pour lui. L'automatisation démarre à l'arrivée du mail, jour et nuit.
Intelligence artificielle
Lire et classer le mail
L'IA lit le mail et ses pièces jointes, retrouve le lot concerné à partir de l'expéditeur, et range la demande : sinistre, document à fournir, congé, question. Elle relève aussi les dates et les montants cités. Elle ne décide de rien.
Règle
Appliquer les règles du cabinet
Des règles fixes, écrites avec le cabinet, tranchent : un sinistre en cours est une urgence ; une quittance part seule si le loyer est à jour, sinon la demande va au gestionnaire ; un congé ouvre la procédure de sortie ; le reste attend une réponse validée.
Aiguillage
Aiguiller la demande
Quatre suites possibles selon la règle : urgence, document, congé, question.
SMS / WhatsApp
Alerter le gestionnaire
Message immédiat sur le téléphone du gestionnaire : locataire, adresse du lot, nature du sinistre, photo jointe si le locataire en a envoyé une.
E-mail
Rassurer le locataire
Le locataire reçoit dans la minute un accusé de réception avec les premiers gestes utiles, rédigés à l'avance par le cabinet, et l'annonce d'un rappel.
Logiciel de gestion
Préparer l’ordre d’intervention
L'ordre d'intervention pour l'artisan habituel du cabinet est préparé dans le logiciel de gestion, prérempli. Le gestionnaire le relit et l'envoie d'un clic.
Logiciel de gestion
Retrouver les documents
Les quittances ou attestations demandées sont retrouvées dans le logiciel de gestion, pour les mois cités par le locataire.
E-mail
Envoyer au locataire
Le locataire reçoit ses documents en réponse à son mail, sans que le gestionnaire ait eu à les chercher.
Logiciel de gestion
Noter l’envoi au dossier
L'envoi est noté dans le dossier du locataire : on sait ce qui a été envoyé, quand, et à quelle adresse.
Logiciel de gestion
Enregistrer le congé
Le congé et sa date de réception sont enregistrés dans le dossier du lot, avec la lettre du locataire.
Règle
Calculer la date de sortie
La date de fin de bail est calculée à partir de la date de réception et du préavis prévu pour ce bail. Le gestionnaire la vérifie avant tout envoi.
Agenda
Proposer l’état des lieux
Le locataire reçoit la date retenue et un lien pour choisir son créneau d'état des lieux de sortie parmi les disponibilités du gestionnaire.
E-mail
Prévenir le propriétaire
Le propriétaire est informé du départ et de la date de sortie : la remise en location peut se préparer tout de suite.
Intelligence artificielle
Préparer une réponse
L'IA rédige un brouillon de réponse à partir du bail et des réponses déjà faites par le cabinet sur ce sujet. Rien ne part sans relecture.
SMS / WhatsApp
Soumettre au gestionnaire
Le gestionnaire reçoit le mail du locataire et le brouillon côte à côte. Il corrige si besoin, puis envoie.
Logiciel de gestion
Noter la réponse au dossier
La question et la réponse envoyée rejoignent le dossier : la prochaine fois, le brouillon s’en inspirera.
Ce que ça change pour le cabinet
- Les urgences sortent du lot dès leur arrivée, au lieu d'attendre dans la boîte mail derrière les demandes de quittance.
- Les demandes répétitives (quittances, attestations) partent seules quand rien ne s'y oppose.
- Un congé déclenche toute la procédure de sortie, sans étape oubliée.
- Les questions reçoivent une réponse préparée : le gestionnaire relit au lieu de rédiger.
- Tout ce qui engage le cabinet reste validé par un gestionnaire, et chaque échange est noté au dossier.